Fakturainformasjon

Alle fakturaer som sendes til Garda Sikring AS, må alltid inneholde følgende informasjon:

1. Faktura må være maskinelt stilet til Garda Sikring AS
2. Intern referanse må påføres enten i «Deres referanse» eller «Att.» i adressefeltet. Dette for å unngå forsinkelse eller risiko for å bli sendt til feil førstemottaker
3. Gyldig prosjektnummer (PÅÅ-XXXXXX) eller innkjøpsordrenummer skal være påført faktura

Hvis dere ikke har mottatt informasjonen i 2) og 3) må dere ta kontakt med vår bestiller/kontaktperson før fakturering for å innhente informasjonen.

Ved samlefaktura basert på uttak, eksempelvis forbruksmateriell, skal hvert uttak dokumenteres iht. krav 2) og 3). Hvor det faktureres for tjenester, skal det tydelig fremkomme hvilke datoer som tjenester er utført i tillegg til at timelister skal legges ved som vedlegg til faktura i samme fil.

Videre for å bli akseptert som gyldig mottak, må en faktura tilfredsstille alle formkrav i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no) og merverdiavgiftsloven. Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura, vil ikke bli akseptert. Se: formkrav for faktura – salgsdokument (altinn.no).

I janauar 2022 ble 7 selskap fusjonert inn i Garda Sikring AS. Vi består nå av avdelinger som minner mye om tidligere selskapsstruktur. Har du allerede flere av de fusjonerte selskapene som kunder ønsker vi at du oppretter én kunde pr avdeling for at vårt regnskap blir mer korrekt.

Dette er vår nye avdelingsstruktur:

Vi foretrekker å motta fakturaer i følgende prioriterte rekkefølge:

1. EHF-faktura

Selskapet er ELMA-registrert for mottak av elektroniske fakturaer i standardformatet EHF (Elektronisk Handelsformat) og ber om at dere utsteder fakturaer til oss på EHF formatet.

2. E-postmottak av fakturaer

Fakturamailadresse: 936659128@invoice.bdo.no

Dersom dere ikke har anledning til å sende oss fakturaer i EHF-formatet ber vi om at alle fakturaer/kreditnotaer sendes per e-post. Ugyldige formater blir ikke behandlet på leverandørens risiko.

Tekniske krav til e-post faktura:

• Hver fil (vedlegg) til e-post skal inneholde én (1) faktura pluss eventuelle spesifikasjoner til fakturaen.
• Spesifikasjon i eget vedlegg vil bli behandlet som eget bilag og vil ikke bli slått sammen med fakturaen ved tolking.
• Vedlegg som inneholder flere fakturaer, vil bli behandlet som ett (1) bilag.
• Vedlegget må ha filtype .pdf eller .tif. Andre filtyper godkjennes ikke.
• E-post med lenke til faktura vil ikke bli behandlet.
• Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en .zip fil.
• Vedleggets filnavn må ikke inneholde spesialtegn eller æøå.
• Maksimal størrelse på vedlegg er 20 MB.
• E-postmottaket er en helautomatisk prosess så eposten blir ikke lest manuelt.

Innsender vil motta e-post med bekreftelse på om faktura er akseptert eller ikke (gjelder kun ved utsendelse til ovennevnte fakturaemailadresse).

3. Papirfaktura 

Hvis du mot formodning fortsatt utsteder papirfaktura, skal det sendes til:

GARDA SIKRING AS, c/o Fakturamottak, Postboks 4523, 8608 Mo i Rana

Ordrebekreftelser, rekvisisjoner, kontrakter, reklame, vareleveranser etc. skal sendes til vår forretnings-/leverings-/e-postadresser til de respektive kontaktpersoner i selskapet.

Våre standard betalingsbetingelser er 45 dager netto, dersom ikke annet er avtalt skriftlig. Kredittid løper fra gyldig mottak av faktura. Ved innsendelse per e-post, les punkt 2.2 ift. begrensninger ved fakturamottak.

Garda Sikring AS aksepterer ikke fakturagebyrer fremover, så vi ber dere oppdatere systeminnstilinger.

For å sikre god fakturabehandling og rettidig betaling, setter vi pris på at faktureringsrutinene overholdes.

Har dere spørsmål knyttet til dette, vennligst ta kontakt via gardasikring@bdo.no.

Her kan du laste ned våre standard leverandørbetingelser:

Standard Leverandørbetingelser 

Standard Leverandørbetingelser Engelsk